Messer Compliance Management System

Mit dem Messer Compliance Management System (Messer CMS) (PDF-Dokument) haben wir ein Organisationskonzept implementiert, welches das Wertesystem der Messer Gruppe beschreibt und dessen praktische Umsetzung sowie darauf bezogene Verantwortlichkeiten definiert. Es stellt einen verbindlichen Handlungsrahmen zur Bewältigung von Interessen-konflikten und zur Einhaltung von geltenden Gesetzen, regulatorischen Vorschriften und die über- bzw. innerbetrieblichen Regelwerke in allen Geschäftsbereichen der Messer Gruppe dar. Das Messer CMS wird von einem klaren Bekenntnis der Geschäftsführer und Führungskräfte getragen und dient als Instrument, um Vertrauen zu unseren Kunden, Partnern, Mitarbeitern sowie zu unseren Mitbewerbern, zu der Öffentlichkeit und zu den Medien zu schaffen.

Messer Compliance Management System

Präambel
Das Wertesystem der Messer Gruppe dient dem Ziel, ein von Fairness, Solidarität und Vertrauen getragenes Verhältnis zu den Kunden und Mitbewerbern sowie innerhalb der Messer Gruppe, ihren Führungskräften und Mitarbeitern zu erreichen, Interessenkonflikte zu bewältigen und die dazu erforderliche Einhaltung von geltenden Gesetzen, regulatorischen Vorschriften und über- bzw. innerbetrieblichen Regelwerken in allen Geschäftsbereichen der Messer Gruppe sicherzustellen. Das dafür entwickelte Messer Compliance Management System wird von einem klaren Bekenntnis der Geschäftsführer und der Führungskräfte zu diesem Organisationskonzept getragen. Es definiert in Grundzügen die jeweiligen Verantwortlichkeiten und unterstützt die Verantwortlichen bei der Einrichtung und Umsetzung des Organisationskonzepts. Das Organisationskonzept bezweckt, Verstöße gegen den Messer-Kodex schon im Vorfeld zu verhindern.

Messer-Kodex
Die Geschäftsführung der Messer Group GmbH hat die Grundsätze für das Organisationskonzept in einem Regelwerk („Messer-Kodex“) zusammengefasst. Der Messer-Kodex steht für eine aktive Corporate Governance und soll allen Mitarbeitern unter Beachtung des Messer-Unternehmensleitbildes als Orientierungshilfe für ihre tägliche Arbeit dienen. Die Geschäftsführer haben durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter freien Zugang zu dem Messer-Kodex haben und darüber informiert sind, wo und wie der Messer-Kodex eingesehen werden kann.

Der Messer Code of Conduct ist das zentrale Dokument des Messer-Kodex. Er wird durch die Group Guidelines sowie die sonstigen gruppenweit oder lokal geltenden Richtlinien, Handbüchern und sonstigen internen Regelungen, ergänzt und konkretisiert. Der Messer Kodex berücksichtigt die Ergebnisse regelmäßiger Risikoanalysen zur Bestimmung von spezifischen Gefahren, denen das Unternehmen grundsätzlich ausgesetzt ist.

Unsere wichtigste Ressource zur Erreichung unserer Unternehmensziele besteht in der fachlichen Kompetenz und dem Unternehmergeist unserer Mitarbeiter. Wir schätzen das Engagement und die Leidenschaft, mit der die Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beitragen. Bei Ausübung ihrer Tätigkeit müssen die Mitarbeiter die für sie maßgeblichen Gesetze und Regeln des Messer-Kodex befolgen.

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Parteien, mit denen Messer zusammenarbeitet, dass sie geltendes Recht und die Grundsätze des Messer-Kodex beachten.

Compliance Verantwortliche
Die Geschäftsführung der Messer Group GmbH trägt die Verantwortung für die Überwachung des Messer Compliance Management Systems. Dieses Organisationskonzept ist für alle Geschäftsführer, Führungskräfte und Mitarbeiter der Messer Gruppe verbindlich.

Die Geschäftsführer sind unter Beachtung geltender gesetzlicher Bestimmungen dafür verantwortlich, dieses Organisationskonzept in der eigenen Landesgesellschaft umzusetzen und dessen Beachtung sicherzustellen. Zur Unterstützung der Geschäftsführer sowie der Aufsichtsgremien hat die Geschäftsführung der Messer Group GmbH einen Corporate Compliance Officer (CCO) bestimmt. Hinzukommen die von den Regionalleitern in Abstimmung mit den jeweiligen Landesgeschäftsführern ernannten Landes Compliance Officer (LCO). Ergänzt wird die Gruppe der Compliance Officer durch die zentralen Fachbereichsverantwortlichen im Corporate Office als sog. (fach-) bereichsbezogene Compliance Officer (BCO). Die Geschäftsführung der Messer Group GmbH hat die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Compliance Officer in einer Compliance Officer Richtlinie festgelegt.

Den Geschäftsführern, Führungskräften, dem CCO, den LCO’s und BCO’s kommt eine Vorbildfunktion zu. Von ihnen wird ein hohes Maß an sozialer und ethischer Kompetenz erwartet. Die Geschäftsführer und Führungskräfte haben ihr Handeln auf eine angemessene Organisation, Führung, Kommunikation, Auswahl, Aufsicht und Anleitung auszurichten. Darüber hinaus sind sie dem Schutz von Kunden, Mitarbeitern und Umwelt verpflichtet. In diesem Zusammenhang ist ihr klares Bekenntnis zu sauberem, rechtskonformem Wirtschaften genauso unerlässlich wie rechtswidrige Praktiken zu verhindern und zu ahnden.

Risikoanalyse
Durch eine detaillierte Risikoanalyse unter Einbeziehung aller Landesgesellschaften und Zentralabteilungen sind potentielle Schwachpunkte innerhalb der Messer Gruppe definiert worden.

Schulungsprogramm
Neben Präsenzschulungen, können Webinare und E-Learnings zu ausgewählten den Messer-Kodex betreffenden Themen durchgeführt werden. Die zentralen Fachabteilungen und die lokalen Geschäftsführungen und Fachabteilungen bestimmen grundsätzlich die Schulungsinhalte und die zu schulenden Mitarbeiter. Sie übernehmen die Ausgestaltung und Durchführung der Schulungen, bei Bedarf unterstützt durch externe Dienstleister, und stellen deren ordnungsgemäße Dokumentation sicher. Die Geschäftsführung der Messer Group kann Schulungen und Schulungsinhalte sowie den damit zu schuldenden Mitarbeiterkreis verbindlich vorgeben.

Berichtswesen und Auditierung
Durch die Group Guidelines, die weitgehend vereinheitlichten Satzungen, die Geschäftsordnungen für die Geschäftsführung der (Landes-) Gesellschaften, die Unterschriftenregelungen, die dem 4-Augen Prinzip folgen, und die einzelnen Vorgaben aus den Zentralbereichen sind diverse Sachverhalte einem definierten Genehmigungs- und Berichtswesen unterstellt.

Zudem werden in regelmäßigen Zusammenkünften auf lokaler oder regionaler Ebene oder in Fachbereichstreffen Themen diskutiert und abgestimmt, Erfahrungen und Informationen ausgetauscht und berichtet.

Die wesentlichen Prozessabläufe sind bei Messer definiert und oftmals zertifiziert (z.B. ISO, GMP).

Zur Einhaltung des Messer-Kodex wird auf die bereits bestehenden Organisationsstrukturen zurückgegriffen. Verantwortlich sind unmittelbar die einzelnen Fachabteilungen, die Regionalverantwortlichen und die Geschäftsführungsorgane. Damit wird die eigenverantwortliche Umsetzung und Einhaltung des Messer-Kodex für den jeweiligen Verantwortungsbereich sichergestellt.

In regelmäßigen Intervallen führt das Internal Audit unterstützt durch Corporate Legal mehrtägige Revisionen in allen Landesgesellschaften durch. Dabei werden auch für den Messer-Kodex relevante Sachverhalte (z.B. Satzungen, Geschäftsordnungen, Unterschriftenregelungen, durchgeführte Schulungen, Beachtung des Berichtswesens etc.) einer näheren Prüfung unterzogen. Einzelne Fachabteilungen führen darüber hinaus detaillierte Audits (z.B. SHEQ, Medical, IT) durch. Feststellungen und Verbesserungsvorschläge werden in einem Bericht festgehalten, der der Geschäftsführung der Messer Group übergeben wird. Die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen wird in einem zeitlich bestimmten Rahmen durch Anschlussaudits überprüft.

Alle drei Monate werden anhängige und angedrohte/anstehende Rechtsstreitigkeiten ab einem bestimmten Wert/Risiko zentral abgefragt und inhaltlich bzgl. Sachverhalt, Streitwert, Prozessstand, Prozessrisiko und ggf. zu bildender oder gebildeter Rückstellungen erfasst.

Die Geschäftsführer / LCOs und BCOs sind verpflichtet, den CCO über den Verdacht eines schwerwiegenden Verstoßes gegen den Messer-Kodex zu informieren. Alle für den Messer-Kodex relevanten Vorgänge innerhalb der jeweiligen Landesgesellschaft bzw. innerhalb des jeweiligen Fachbereichs müssen einmal jährlich im Rahmen eines Compliance-Berichtes bis spätestens zum 31. Januar für das vorangegangene Jahr an den CCO berichtet werden.

Der CCO berichtet der Geschäftsführung der Messer Group GmbH regelmäßig und auf Anfrage im Einzelfall über ihm gemeldete schwerwiegende Verstöße gegen den Messer-Kodex zeitnah, ansonsten einmal jährlich.

Einmal jährlich melden alle Landesgesellschaften und Zentralabteilungen an den EVP Strategy relevante Sachverhalte für den Risikobericht. Dieser wird in der Geschäftsführung der Messer Group diskutiert, die ggf. weitere daraus resultierende Maßnahmen beschließt. Der Aufsichtsrat der Messer Group erhält diesen und bei Bedarf weitergehende Erklärungen dazu zur Information.

Einmal jährlich fasst die Messer Gruppe alle Aktivitäten in einem Nachhaltigkeitsbericht zusammen und lässt diese im Rahmen der Global Reporting Inititative (GRI) zertifizieren.

Meldewesen bei Compliance Verstößen sowie begründeten Verdachtsfällen
Die Geschäftsführer und Führungskräfte müssen ihren Verantwortungsbereich dergestalt organisieren, dass ihnen Berichte der Mitarbeiter über die Verletzung von geltendem Recht oder des Messer-Kodex („Compliance-Verstöße“) sowie begründete Verdachtsfälle jederzeit zugehen können, um eine umgehende Abhilfe sicherzustellen.

Die Compliance Officer-Richtlinie enthält weitergehende detaillierte Regelungen zum Meldewesen.

für Meldungen zur Verfügung.

Im Rahmen des Meldewesens ist ein Bericht zu erstellen, der die Reaktion auf festgestellte Compliance-Verstöße aufführt. Dazu gehört eine Beschreibung, wie der Vorfall untersucht wurde, die Festlegung der Konsequenzen

des festgestellten Fehlverhaltens sowie die Entscheidung über das weitere Vorgehen.

Die Geschäftsführer haben durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter darüber informiert sind, wie und an wen Verstöße gegen den Messer-Kodex gemeldet werden sollen, einschließlich der öffentlichen Bekanntmachung der telefonischen Hotline und der Compliance-Emailadresse.

Bad Soden, 5. November 2015

Messer Group GmbH
 

Stefan Messer                        Dr. Uwe Bechtolf                    Ernst Bode
Chief Executive Officer           Chief Financial Officer           Chief Operating Officer